За да се поставят под контрол и във взаимодействие всички фактори – човешки и организационни, така че да се постигнат целите, заложени в политиката по качеството, е необходимо проектирането и внедряването на системи по качеството.
Системата по качеството в една организация трябва да съответства на дейностите и, на продуктите и услугите, които предлага.
Системата по качеството е взаимодействие на следните компоненти:
- организационна структура
- отговорности
- процедури
- процеси и ресурси, за да се осъществи дейността управление на качеството
Изучаването, изолирано на отделните компоненти, не води до разбиране на системата като цяло. Промените в един от компонентите води до промени в цялата система и в проявлението на ефектите.
Системата по качеството трябва да обхване всички дейности, започвайки от идентифициране на потребностите и завършвайки с тяхното удовлетворяване във всеки момент. Тези дейности включват: маркетинг, проектиране, покупки/доставки, производство, складиране, продажба и дистрибуция, сервиз.
Методите и процедурите, които трябва да съдържа системата по качеството, трябва да бъдат документирани. Документираната система по качеството трябва да отразява реално това, какво се прави в организацията.
Системата по качеството съдържа следните елементи:
1) Политика по качеството – определена, оповестена, разбираема от персонала, приложена и изследвана на всички нива в организацията.
2) Организационна структура – ясно определени отговорности по функции и звена.
3) План по качеството и наръчник по качеството, който определя обхвата от дейности в системата и основните кратко представени елементи на цялата система.
4) Процедура за преглед на договора.
5) Процедура за контрол на проекта.
6) Процедура за контрол на документите.
7) Процедура за покупката.
8) Процедура за продукти, предоставени от клиента.
9) Процедура за идентификация и проследимост.
10) Процедура за контрол на процесите.
11) Процедура за проверки, измервания и изпитания.
12) Процедура за измервателното оборудване.
13) Процедура за статус на проверките и изпитанията.
14) Процедура за продукт, несъответстващ на изискванията.
15) Процедура за коригиращи действия.
16) Процедура за съхранение качествата на продуктите.
17) Процедура за сервиз.
18) Процедура за данни за качеството.
19) Процедура за обучение.
20) Процедура за използване на статистически методи.
21) Прегледи и оценка на системата по качеството.
Тези принципи за проектиране, документиране и внедряване на системата по качеството са еднакво приложими за всяка организация.
Осигуряване на информационна система по качеството
Непрекъснато следене на процесите, за да не се появи повторно даден проблем.
Интегрирани информационни системи
(ERP = Enterprises Resource Planning – Планирано Управление на Ресурсите)
В рамките на тези интегрирани системи се осъществява и контролът по качеството. Примери за такива системи са BAAN(съдържат MRP III), SAP, Singular Enterprise.
Системи по качеството: успешно приложение на системи, по които се дават наградите “Деминг” и “Malcolm Baldrige” (1987). “Деминг” се дават в Япония, а “Malcolm Baldrige” – в САЩ.
Деминг акцентира не само върху резултатите, но и върху процес. “Malcolm Baldrige”е много подробна за оценка на качеството и самооценка по система от критерии.
Критерии, по които се прави оценка на системите по качеството (области):
- роля на ръководството – вътре и извън организацията;
- стратегическо планиране – стратегическите и оперативните планове на фирмата, и ролята на качеството, подобряването, заложено в процесите – как фирмата ги влага в продукти;
- внимание върху клиентите и пазара – познаването на клиентите и пазара;
- информация и анализи – анализ на резултатите на фирмата;
- внимание върху човешките ресурси;
- управление на процесите – производствени, проектиране, сервиз, доставката и др.;
- бизнес резултати – оценка на продуктите и услугите от клиента, общопазарна и финансова оценка.
Baldrige Index (съставен от NIST) – условен показател, съставен от фирми, получили Baldrige наградата и се сравнява със S&P 500 индекса. Резултати: повече от 200% разлика в полза на Baldrige Index.
Deming Prize (1951) – дава се в 3 области:
- за фирма или поделение на голяма фирма;
- малък бизнес;
- завод.
Ricoh е първата.
Критерии:
- корпоративна политика;
- система на качеството;
- образование и обучение;
- резултати;
- бъдещи планове.
