Повечето хора нищо не разбират от планиране. Най-лошото е, че дори не го съзнават. В едно психологическо проучване студенти били запитани колко време ще им отнеме написването на есе. Почти всички предвидили по-кратко време. Хората правят свръхоптимистични прогнози, без изобщо да обръщат внимание на немаловажния факт, че за същата задача досега времето никога не им е било достатъчно. Тоест, грешките при планирането не се вземат предвид при следващото планиране.
Новите техники на планиране не помагат
Проблемът не е в методиката на планиране. Различните техники помагат за по-доброто приоритизиране на дейностите, но не решават проблема с неопределеността. Или с други думи, можеш да си предвидиш колко време ти трябва да напишеш седмичния отчет, но ако шефът ти звънне и ти поиска едикоя си справка и ти зарязваш всичко и се заравяш в архива за да я намериш, намеренията и планът ти отиват по дяволите.
Ето и първата заблуда при планирането: можеш да планираш колкото си искаш, но в това време съдбата крои свои планове за тебе.
Единственият съвет тук е да следим доколко плановете ни се сбъдват и да предвиждаме фактора „неопределеност”.
Доколко плановете ни се сбъдват е важна основа за добро планиране
Справянето съc свръхоптимизма е в основата на точните планове. Полезно е да се записват разминаванията между плана и изпълнението и при следващото планиране тези разлики да се вземат предвид. Добре организираните хора поддържат една колона в бележника си, в която записват колко време действително им е отнела всяка задача и какво друго междувременно са свършили. Направете го и вие и ще се изненадате. Не е нужно да описвате всяка дреболия през деня, но за по-значимите дейности ще е от полза. Мога само да кажа, че играта: „открийте разликите между двете картинки” после ще ви се стори като доста елементарна.
Факторът „неопределеност”
Планирането е процес, при който човек се опитва да вкара ред в хаоса на работата. А хаосът е неизбежно следствие от съвместното взаимодействие на хора с различни цели, задачи, характери и –да не забравяме – ранг в йерархията. Явно няма как да започнем този процес с вик: нека бъде светлина и да се справим за 6 дни. По-скоро трябва да имаме стратегия, а най-добре повече от една, за да успеем поне отчасти да подредим своите приоритети сред тези на останалите хора както в офиса, така и в живота си.
Стратегия „Песимистично Планиране”
Един начин да намалите хаоса е да планирате срещу възможно най-песимистичния вариант, който може да се случи. Така едновременно сте подготвени и откъм време и срещу стреса. От друга страна, най-лошото много рядко се случва, а ако наистина се случи, вие вече сте се подготвили и имате нужната увереност и подготвени ресурси за да се справите.
Тази стратегия е отличен балансиращ фактор спрямо свръхоптимизма, присъщ на повечето хора. Обикновено в прогнозите си те подсъзнателно заменят реалното с желаното времетраене. В резултат планират недостатъчно време за своите задачи, което пък рефлектира върху всички техни колеги, подчинени или партньори по веригата. И хаосът е налице.
Едно просто правило се предава от уста на уста в софтуерните среди: Пресметнете колко време ви е нужно за изпълнение на проекта. После удвоете това време и добавете шест месеца. Това е в случай, че нищо не се обърка.
Стратегия „Гъвкаво Планиране”
Гъвкавото планиране се отличава от обичайните методи с по-голяма способност да се справя с изненади породени от неопределеността в хода на събитията. Ако при типичното планиране се започва с целта, а после се определят пътищата за достигането й, то при „гъвкавото планиране” крайният резултат не се взема под внимание. Вместо това ударението пада върху извършването на такива дейности, които ни поставят в подходяща позиция за извършване на текущата работа. Типичен пример са екстремните професии като бърза помощ, пожарна, както и спонтанно формирани екипи.
Стратегия: „Планиране Важно-Спешно”
Тази най-позната стратегия в днешно време често се изражда до някакво механично отсяване на задачите в координатна система с оси важност – спешност и извършване на дейностите попаднали в един квадрант за сметка на останалите. Нерядко това довежда до конфликт с трудовите задачи, а в крайна сметка и с баланса между работа и личен живот.
Всъщност, най-ценното на тази стратегия е, че тя дава възможност на човек да спре за миг и да преосмисли кои са житейските му приоритети и професионалните му цели. След това може да създаде критерии, по които да оценява както собствените си задачи, така и нещата, които се случват извън контрола ни – под влияние на фактора „неопределеност”. Тези критерии не може да са изолирани от средата. С други думи можеш да делегираш на подчинените си своите неважни, но спешни неща, но това едва ли ще им помогне те да свършат собствената си работа. А ако те не се справят, страда цялата организация. Следователно е от значение да се прецени от гледна точка на организацията кое от спешните неща е важно и кое от неважните е спешно и т.н. Иначе скоро може да се окаже, че едновременно най-важно и спешно е да си търсиш нова работа.
Стратегия „Никакво Планиране”
Естествено може и така! Подходяща за хора, за които „всичко е спешно”. Те са радетели на тази велика стратегия, която се е доказала като устойчив елемент на хаоса на работното място. При нея е важно да бързаш непрестанно и да свършваш задачите си винаги след крайния срок. Така максимално объркваш всички около себе си и те също са принудени да закъсняват, което пък обърква техните планове и така докато първичният Хаос отново се възцари във вселената.
От www.arthuradams.bg
